Softfolio e-Order ist eine vollständig in Sage 100 integrierte Lösung zur automatisierten Auftragserfassung. Eingehende PDF-Bestellungen werden KI-gestützt ausgelesen und nach Validierung effizient in Folgebelege wie Angebote & Auftragsbestätigungen überführt.
Der Prozess
📬 1. Eingang
Die Postfachüberwachung erkennt eingehende PDF-Bestellungen automatisch und überträgt diese direkt aus Deinem E-Mail-Postfach in die Warenwirtschaft von Sage 100. Alternativ kannst Du Bestellungen auch per Drag & Drop selbst in e-Order schieben. Dabei erkennt die KI auch Bestell-Dubletten und weist Dich darauf hin.
2. Erkennung
Die integrierte KI erkennt Daten aus der PDF und befüllt die entsprechenden Eingabemasken automatisch. Über die Trainingsfunktion kannst Du die KI-Erkennung optimieren.
Die KI liest u.a. folgende Daten aus:
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Positionen (Mengen, Preise, Artikelnummer, etc.)
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Kundendaten (Kundennummer, UStID, etc.)
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Zahlungskonditionen & Bankverbindung
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Liefer- und Rechnungsadresse
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Varianten
✅ 3. Validierung
E-Order liest die Daten nicht einfach nur aus, sondern gleicht diese auch mit den in Sage 100 hinterlegten Kunden- und Artikeldaten ab. Abweichungen, z.B. in Form von Preisdifferenzen, werden sofort erkannt und transparent angezeigt.
Bei Bedarf kannst Du einen Prüfprozess starten, bei dem die ausgewählte Bestellung an einen definierten Prüfer weitergeleitet wird.
📄 4. Auftragsbestätigung
Nach erfolgreicher Prüfung kannst du die Bestellung in e-Order mit einem Klick in ein Angebot oder einen Auftrag übernehmen.
Optional lassen sich auch einzelne Positionen übernehmen. Den Status aller Bestellungen behältst Du jederzeit in e-Order im Blick.
📂 5. Aufbewahrung
Freigegebene Bestellungen werden mit nur einem Klick abgeschlossen und automatisch revisionssicher sowie GoBD-konform in deinem DMS (z. B. Sage DMS, ELO) oder über unser Add-on ‚e-Archive‘ archiviert.
Weitere Informationen findest Du unter: https://softfolio.de/e-order/