Im Softfolio Cockpit legst Du fest, wie Softfolio e-Period arbeitet: für welche Bereiche (Einkauf/Verkauf) das Modul aktiv ist, wie abgegrenzt wird und wie mit gesperrten Perioden umgegangen wird. Zusätzlich kannst Du über ein Besteuerungsarten-Mapping steuern, dass die Vorsteuer im Einkauf auf ein separates Sachkonto gebucht wird.
Was e-Period ist und welcher rechtliche Rahmen dahintersteht, findest Du hier: Was ist Softfolio e-Period?
Grundlagen
In diesem Bereich kannst Du das Leistungsdatum für den Einkauf und Verkauf aktivieren bzw. deaktivieren. Bei der Art der Abgrenzung stehen die periodische oder die jährliche Abgrenzung zur Verfügung. Zusätzlich kann eingestellt werden, dass bei gesperrter Periode in die nächste offene Periode gebucht werden soll.
Lizenzierung: Softfolio e-Period wird für den Einkauf (EK) und den Verkauf (VK) getrennt lizenziert. Du kannst also nur einen der beiden Bereiche oder beide nutzen. Aktivieren lässt sich ein Bereich im Cockpit nur, wenn die entsprechende Lizenz vorhanden ist.
Einstellungen im Detail
|
Einstellung |
Gilt für |
Beschreibung |
|---|---|---|
|
Leistungsdatum Einkauf aktiv |
EK |
Aktiviert e-Period für Einkaufsbelege. Die Buchung erfolgt in die Periode des Leistungsdatums. Voraussetzung ist die Lizenz für den Einkauf. |
|
Leistungsdatum Verkauf aktiv |
VK |
Aktiviert e-Period für Verkaufsbelege. Die Buchung erfolgt in die Periode des Leistungsdatums. Voraussetzung ist die Lizenz für den Verkauf. |
|
Pflichtfeld |
EK und VK getrennt |
Legt fest, ob das Leistungsdatum bei der Belegerfassung zwingend angegeben werden muss. Empfehlung: Pflichtfeld im EK aktivieren, wenn das separate Vorsteuerkonto genutzt wird. |
|
Automatischer Steuerwechsel |
EK |
Ist der Haken gesetzt, findet bei einer Leistung vor dem Belegdatum ein Steuerwechsel statt: Die Vorsteuer wird über das Besteuerungsarten-Mapping auf das separate Steuersachkonto (z. B. „Vorsteuer im Folgemonat abziehbar“) gebucht. Ist der Haken nicht gesetzt, wird kein Steuertausch ausgeführt und das Besteuerungsarten-Mapping wird nicht benötigt. Die Vorsteuer wird dann auf das reguläre Vorsteuerkonto gebucht. |
|
Art der Abgrenzung: periodisch |
EK und VK gemeinsam |
Die Buchung erfolgt in jede abweichende Periode, also z. B. auch von April in März desselben Geschäftsjahres. |
|
Art der Abgrenzung: jährlich |
EK und VK gemeinsam |
e-Period greift nur beim Jahreswechsel, also wenn ein Beleg aus dem aktuellen Geschäftsjahr in das Vorjahr gebucht werden soll. Innerhalb eines Geschäftsjahres wird wie gewohnt nach Belegdatum gebucht. |
|
Bei gesperrter Periode in nächste offene Periode buchen |
EK und VK gemeinsam |
Ist die Periode des Leistungsdatums bereits gesperrt (z. B. nach Monatsabschluss), wird automatisch in die nächste offene Periode gebucht. Ohne diese Option muss die Periode entweder geöffnet oder das Leistungsdatum angepasst werden. |
Besteuerungsarten-Mapping (nur Einkauf)
Über das Besteuerungsarten-Mapping kannst Du festlegen, dass die Vorsteuer auf ein separates Sachkonto gebucht wird, wenn die Leistung in einer früheren Periode liegt als der Beleg – z. B. „Vorsteuer im Folgemonat abziehbar“ bzw. „Vorsteuer im Folgejahr abziehbar“. Dazu ordnest Du der regulären Besteuerungsart eine eigene e-Period-Besteuerungsart zu. Über die zugehörigen Steuercodes und Festkonten wird die Vorsteuer dann auf das separate Sachkonto gebucht.
Diese Funktion steht ausschließlich im Einkauf zur Verfügung. Aus Sicht des Verkaufs ist uns keine Notwendigkeit bekannt – auch nicht in Verbindung mit Wareneinsatzcodes.
Das Mapping wird nur benötigt, wenn die Option Automatischer Steuerwechsel aktiviert ist.
Optional: Das separate Vorsteuerkonto ist keine Pflicht. Die meisten Anwender setzen e-Period ohne separates Steuerkonto ein und buchen die Vorsteuer in denselben Monat wie die Buchung bzw. Leistung. Ob Du das separate Konto nutzen möchtest, stimmst Du am besten mit Deinem Steuerberater ab.
Funktionsweise
Liegt das Leistungsdatum in einer früheren Periode als das Belegdatum, wird der Aufwand bzw. Wareneingang in die Leistungsperiode gebucht, die Vorsteuer jedoch auf das separate Sachkonto. Die Buchhaltung bucht anschließend einmal im Monat – vor Erstellung der Umsatzsteuer-Voranmeldung – den Saldo dieses Kontos als Summe auf das reguläre Vorsteuerkonto um. Dies entspricht der gängigen Praxis.
Beispiel
Leistung am 25.03., Eingangsrechnung mit Belegdatum 05.04., 1.000,00 € netto zzgl. 190,00 € Vorsteuer:
|
Schritt |
Periode |
Buchung |
|---|---|---|
|
Erfassung der Eingangsrechnung |
März (Leistungsperiode) |
Aufwand/Wareneingang 1.000,00 € an Kreditor 1.190,00 €; Vorsteuer 190,00 € auf „Vorsteuer im Folgemonat abziehbar“ |
|
Monatliche Umbuchung vor der UStVA |
April |
Vorsteuer (regulär) 190,00 € an „Vorsteuer im Folgemonat abziehbar“ 190,00 € |
Ergebnis: Der Aufwand ist periodengerecht im März erfasst, die Vorsteuer wird in der Umsatzsteuer-Voranmeldung für April geltend gemacht – also in dem Zeitraum, in dem sowohl die Leistung erbracht als auch die Rechnung vorhanden ist.
Einrichtung in Sage 100
Für das separate Vorsteuerkonto sind in Sage 100 eine eigene Besteuerungsart, ein eigener Steuercode, die Zuordnung in der Steuerklasse, ein separates Sachkonto und ein Festkonto einzurichten. Die angegebenen Nummern und Bezeichnungen sind lediglich ein Vorschlag. Du entscheidest selbst, welche Nummern und Bezeichnungen Du verwendest – passend zu Deinem Kontenrahmen und Deiner Nummernlogik.
1. Besteuerungsart anlegen
Pfad: Umsatzsteuer Besteuerungsarten → Neu
|
Feld |
Wert (Vorschlag) |
|---|---|
|
Nummer |
99 |
|
Kurzbezeichnung |
*L |
|
Bezeichnung |
Vorsteuer im Folgemonat abziehbar |
|
Reverse Charge |
Nein |
|
Reverse Charge Grenze |
0,00 |
|
Innerg. Dreiecksgeschäft |
Nein |
2. Steuercode anlegen
Pfad: Umsatzsteuer Steuersätze → Neu
|
Feld |
Wert (Vorschlag) |
|---|---|
|
Steuercode |
105 |
|
Gebiet |
* | Inland |
|
Bezeichnung |
Vorsteuer im Folgemonat abziehbar 19% |
|
Steuersatz |
19,00 |
|
Steuertyp |
Vorsteuer |
|
Steuerberechnung |
Im Hundert |
|
Zusammenf. Meldung / Lieferschwelle / OSS Dienstleistungen |
keine Berücksichtigung |
|
UStVA Kennziffern (VSt Umsatz / VSt Steuer) |
leer |
Die UStVA-Kennziffern bleiben leer. Die Vorsteuer soll erst nach der monatlichen Umbuchung auf das reguläre Vorsteuerkonto in die Umsatzsteuer-Voranmeldung einfließen. Pro Steuersatz wird ein eigener Steuercode benötigt; für den ermäßigten Steuersatz ist bei Bedarf analog ein weiterer Steuercode anzulegen.
3. Steuercode in der Steuerklasse zuordnen
Pfad: Umsatzsteuer Steuerklassen → Steuerklasse auswählen (z. B. 1 | Normalsatz) → Register Gebiete
In der Zeile des Gebiets *L | Vorsteuer im Folgemonat abziehbar wird in der Spalte Steuercode Erwerb der neue Steuercode eingetragen (im Vorschlag 105). Für jede weitere Steuerklasse, die mit e-Period genutzt werden soll (z. B. 2 | Ermäßigter Satz), ist die Zuordnung entsprechend vorzunehmen.
Für das separate Sachkonto wird zusätzlich eine eigene Steuerklasse angelegt, z. B. 3 | Vorsteuer/Umsatzsteuer im Folgemonat abziehbar (siehe Schritt 4).
4. Separates Sachkonto anlegen
Pfad: Sachkonten → Neu
|
Feld |
Wert (Vorschlag) |
|---|---|
|
Kontonummer |
01434 |
|
Bezeichnung |
Vorsteuer im Folgejahr abziehbar (alternativ: Vorsteuer im Folgemonat abziehbar) |
|
Kontenklasse |
BU | Umlaufvermögen |
|
Steuerklasse |
3 | Vorsteuer/Umsatzsteuer im Folgemonat abziehbar |
|
Steuervorgabe |
leer |
|
UStVA Kennziffer |
leer |
|
Datev Kontonummer |
1434 |
|
Datev Automatikkonto |
Nein |
Ob das Konto als „Folgemonat“ oder „Folgejahr“ bezeichnet und genutzt wird, entscheidest Du. Optional kannst Du zusätzlich ein Aufwandskonto mit dem neuen Steuercode als Steuervorgabe anlegen, z. B. 05401 Wareneingang 19% Vorsteuer im Folgemonat (Kontenklasse AE | Einkauf, Steuervorgabe 105, Steuerklasse 1 | Normalsatz), etwa für manuelle Buchungen.
5. Festkonto hinterlegen
Pfad: Festkonten Vorsteuer fällig → Hinzufügen
|
Feld |
Wert (Vorschlag) |
|---|---|
|
Steuercode |
105 |
|
Land |
* |
|
Bezeichnung |
Vorsteuer im Folgemonat abziehbar 19% |
|
Sachkonto |
01434 | Vorsteuer im Folgejahr abziehbar |
|
Gültig ab |
leer |
6. Besteuerungsart im Softfolio Cockpit zuordnen
Abschließend wird die neue Besteuerungsart (im Vorschlag 99 / *L) im Softfolio Cockpit im Besteuerungsarten-Mapping der regulären Besteuerungsart zugeordnet (siehe Screenshot oben). Zusätzlich muss im Cockpit die Option Automatischer Steuerwechsel aktiviert sein.
Empfehlungen für die Praxis
-
Leistungsdatum im EK als Pflichtfeld aktivieren, wenn das separate Vorsteuerkonto genutzt wird.
-
Die monatliche Umbuchung vom Konto „Vorsteuer im Folgemonat abziehbar“ fest in den Monatsabschluss bzw. den UStVA-Prozess aufnehmen.
-
Vor dem Jahresabschluss festlegen, ob die jährliche oder die periodische Abgrenzung genutzt wird.
-
Bei der Option „nächste offene Periode“ beachten, dass Belege dann nicht in der eigentlichen Leistungsperiode gebucht werden.
Wie Leistungsdatum und Leistungsperiode im Beleg erfasst werden, findest Du hier: Leistungsperiode und Leistungsdatum in Einkaufs- und Verkaufsbelegen