Mit der Softfolio Toolbox V3 wurde der Mailversand um die Möglichkeit erweitert, einer E-Mail zusätzliche Dateien anzuhängen. So können beispielsweise AGBs oder andere ergänzende Dokumente automatisch mit der E-Mail versendet werden.
Öffnen Sie dazu im Softfolio Cockpit die Toolbox und wählen Sie „Mailanhang EK“ bzw. „Mailanhang VK“ aus. Anschließend wird folgende Maske angezeigt:
Über die Option „Eigene Datei anhängen?“ aktivieren bzw. deaktivieren Sie die Funktion für zusätzliche Mailanhänge.
Darunter wählen Sie die Datei aus, die zusätzlich an die E-Mails angehängt werden soll.
Anhang für alle Belege
Mit der Option „Bei allen Belegen anhängen?“ legen Sie fest, ob die ausgewählte Datei bei allen Belegarten angehängt werden soll. Die Einstellung gilt jeweils getrennt für Einkaufs- und Verkaufsbelege.
Belegabhängige Anhänge
In der darunterliegenden Tabelle können Sie für jede Belegart individuell festlegen, ob die ausgewählte Datei angehängt werden soll. Zusätzlich kann hier bestimmt werden, ob und welcher Beleg als Anhang mit der E-Mail versendet werden soll. Dabei handelt es sich um die bereits aus der Toolbox V2 bekannte Funktion.
Über das Kontrollkästchen in der jeweiligen Zeile kann der Versand der ausgewählten Datei für die entsprechende Belegart aktiviert oder deaktiviert werden.
Beispiel:
Bei einem Angebot wird die ausgewählte Datei als zusätzlicher Anhang versendet. Ein weiterer Beleg wird nicht angehängt.
Bei einer Auftragsbestätigung werden sowohl das zugehörige Angebot als auch die ausgewählte Datei als Anhänge mit der E-Mail versendet.
Hinweis: Mit der „Entf“-/„Entfernen“-Taste können Sie ein Feld leeren oder eine komplette Spalte entfernen.
Die E-Mail sieht dann anschließend so aus:
In diesem Beispiel wurde einer Rechnung zusätzlich die AGB als Anhang hinzugefügt. Das Feld „Anhangbelegart“ wurde dabei leer gelassen, sodass kein weiterer Beleg angehängt wird.
Wenn Sie die Option „Eigene Datei anhängen?“ deaktivieren, wird die Spalte für den zusätzlichen Dateianhang ausgeblendet. In diesem Fall steht ausschließlich die bereits aus der Softfolio Toolbox V2 bekannte Funktion zum Anhängen von Belegen zur Verfügung.
