Technische Erläuterung: DEXPRO Cloud-Plattform & e-Invoice Webclient

Diese Dokumentation erläutert die Verarbeitung von Eingangsrechnungen über die DEXPRO Cloud sowie den Betrieb des e-Invoice Webclients. Sie bietet vollständige Transparenz über technische Abläufe, Sicherheitsmaßnahmen und Datenschutzkonzepte gemäß DSGVO.

1. Verarbeitung der Eingangsrechnungen über die DEXPRO Cloud-Plattform

📩 Übertragungsprozess

• Eingangsrechnungen werden per REST-API über sichere HTTPS-Verbindungen an die DEXPRO Cloud übermittelt.

• Dabei werden sowohl PDF- als auch XML-basierte Rechnungen unterstützt.

• Jede Anfrage ist mandantenspezifisch authentifiziert, sodass eine strikte Trennung der Daten gewährleistet ist.

⚙️ Extraktions-, Validierungs- und Erkennungsprozesse

Innerhalb der Cloud findet ein mehrstufiger, automatisierter Verarbeitungsprozess statt:

1. Datenextraktion

   • Die eingehende Rechnung wird analysiert und die enthaltenen Datenpunkte (z. B. Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze, Lieferanteninformationen) werden per OCR (bei PDFs) bzw. strukturierter Auslese (bei XML) extrahiert.

2. Datenvalidierung

   • Extrahierte Werte werden automatisiert auf Plausibilität geprüft.

   • Beispiele:

     • Ein Betrag mit sechs Nachkommastellen ist kein valider Geldwert.

     • Ein Rechnungsdatum darf nicht in der Zukunft liegen.

     • Steuer-IDs werden auf formale Richtigkeit überprüft.

3. Datenklassifikation & Ergebnisaufbereitung

   • Die erkannten Daten werden semantisch zugeordnet (Netto, Steuer, Brutto etc.).

   • Das Endergebnis wird strukturiert aufbereitet und steht anschließend via API zur Abholung bereit.

4. Rückübertragung an e-Invoice

   • Die validierten Daten werden automatisch per API an die e-Invoice-Instanz übergeben und dort in den weiteren Buchungsprozess übernommen.

🔐 Datenschutz & Sicherheit

• Der Betrieb erfolgt in deutschen ISO27001-zertifizierten Hochsicherheitsrechenzentren.

• Es besteht eine strikte DSGVO-Konformität inklusive:

  • getrennter, mandantenspezifischer Datenhaltung

  • Protokollierung aller Zugriffe

  • Verschlüsselung aller Übertragungen

• Übermittelte Rechnungen werden ausschließlich temporär gespeichert und nach 30 Tagen (konfigurierbar) automatisiert gelöscht.

📑 Zertifizierungen & Auditnachweise

• DEXPRO nutzt Infrastruktur des IAAS-Partners Gridscale GmbH (Köln), der wiederum Leistungen von NTT Data Deutschland bezieht.

• Beide Partner sind nach ISO/IEC 27001 zertifiziert.

• Zertifikate und Auditberichte sind öffentlich abrufbar:

  • Gridscale Zertifizierungen

  • NTT Data Zertifizierungen

• Zusätzlich wird perspektivisch die Hetzner Online GmbH (Gunzenhausen) für Redundanz eingebunden:

  • Hetzner Zertifizierungen

2. Betrieb des e-Invoice Webclients

💻 Hosting & Architektur

• Der e-Invoice Webclient ist eine mandantenfähige Web-Applikation, die auf einem Cloud-Server bei DigitalOcean (Rechenzentrum Frankfurt) gehostet wird.

• Der Server dient ausschließlich dem Hosting der Anwendung:

  • Es findet keine Datenspeicherung oder -verarbeitung auf diesem Server statt.

  • Alle fachlichen Daten bleiben ausschließlich in der Sage-Umgebung.

🔗 Kommunikation mit Sage 100

• Der Webclient kommuniziert über das Sage API Gateway mit der Sage 100 Umgebung.

• Die Sage-Services laufen in Microsoft Azure und werden regelmäßig externen Sicherheitsprüfungen unterzogen.

• Alle Verbindungen erfolgen ausschließlich verschlüsselt (HTTPS):

  • Client-App ↔ Sage ID

  • Client-App ↔ Sage Services

  • Sage Services ↔ Connectivity Client

🛡️ Sicherheit der Verbindung

• Die Verbindung zwischen Connectivity Gateway und Connectivity Client ist zusätzlich über kundenspezifische X.509-Zertifikate abgesichert.

• Diese Zertifikate werden von der Sage-eigenen Zertifizierungsstelle ausgestellt.

• Die Verbindung ist eine persistente, bidirektionale Secure WebSocket-Verbindung über Port 443.

• Optional kann das Sage-ID-Konto mit Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) gesichert werden.

📚 Weitere technische Dokumentation

• Details zur Implementierung und Nutzung der Schnittstellen finden Sie in der offiziellen Dokumentation:
  👉 Sage API Dokumentation

📌 Zusammenfassung der Datenschutz- und Sicherheitsprinzipien